Alla studentärenden hanteras under sekretess. Det betyder att ingen annan än de ombud som hanterar ärendet tar del av uppgifterna. När ombuden har kontakt med andra parter som är relevanta för ett ärende, till exempel universitetet, så hanterar ombuden personuppgifter med omsorg och i dialog med berörd student.

Ett ombud på SUS arbetar med enskilda ärenden där studenter och doktorander har hamnat i en besvärlig situation eller stött på problem i sin kontakt med universitetet. Ombud letar efter information i studenters berättelser som tyder på att Stockholms universitet inte följer regler och rättigheter i relation till studenten och sedan hjälper studenter att själv ta till vara på sina egna rättigheter och skyldigheter. Ombuden företräder aldrig studenten och medverkar inte under möten med universitetet, utan stöttar studenten att själv driva sin fråga i kontakt med universitetet.